はじめに
今回は、ピボットテーブルのデータ更新方法をご紹介します。
データの追加や変更があった時、ピボットテーブルの更新作業をより楽にする方法があります。
実は、ピボットテーブルの設定を少し工夫するだけで、データの追加や変更にスムーズに対応できるようになります。今回は、その具体的な方法を解説していきます。
具体例な作成例
まずは、具体例として、ある会社の四半期ごとの売上データが以下のようにあったとします。
このデータを元にして、部門ごとの売上をピボットテーブルで分析してみましょう。
データソース（テーブル範囲）：絶対参照
ピボットテーブルを作成する際、多くの方は「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択し、データ範囲を自動で取得させると思います。
自動取得された範囲は、その時点でのデータ範囲を絶対参照で固定しています。
絶対参照で範囲を指し示すと、例えば「=$A$1:$D$9」のようになります。この場合、9行目までのデータしか参照されません。その時点までのデータで更新がなければ問題ありません。
↓（四半期Q1＋四半期Q2）の部門ごとの売上
↓フィルターで、Q1を選択すると（四半期Q1）の部門ごとの売上になり、Q2を選ぶと（四半期Q2）の部門ごとの売上になります。
しかし、新しいデータを10行目以降に追加した場合、ピボットテーブルはそれを認識せず、更新操作を行っても反映されないです。その場合、手動で範囲を修正するかピボットテーブルを再作成する必要があります。
・手動でデータソース（テーブル範囲）を修正するか
・ピボットテーブルを再作成する
データソース（テーブル範囲）：列単位
では、修正せずに更新だけで自動反映できるためには、データソースの範囲を列単位で指定すればよいです。
具体的には、「=$A:$D」のように指定します。これにより、A列からD列までの全てのデータが参照されるようになります。
ピボットテーブルに（空白）行が表示されますが、10行目以降に新しいデータが追加されても、「更新」をクリックすることで、ピボットテーブルは自動でデータが最新化されます。
この手順の利点は次の通りです：
- データの追加に自動対応：新しい行が追加されても、自動的に参照範囲に含まれます。
- 更新が簡単：「更新」ボタンを押すだけで、新しいデータが自動的に取り込まれます。
- エラーの減少：手動での範囲修正が不要になり、人為的な誤りを防止できます。
- 時間の節約：データ更新作業が大幅に効率化されます。
ただし、注意点もあります。列を一括して参照するため、使用していない行も含まれてしまいます。そのため、ピボットテーブルに「(空白)」という項目が表示されることがあります。しかし、これは見かけだけの問題であり、実際の分析には影響しません。
まとめ
ピボットテーブルのデータソース設定を工夫するだけで、データ更新作業が効率化されます。
ピボットテーブルは非常に便利な分析ツールです。今回ご紹介した手法を駆使して、より効率良くデータ分析を行ってみましょう。皆さんの業務改善に役立てば幸いです。
