Excelで賢くCSVを扱おう:「テキストまたはCSVから」の機能を活用

EXCEL

はじめに

ビジネスシーンでは、CSVファイルを扱う機会が非常に多くあります。この一見シンプルなファイル形式も、適切に扱わないと予期せぬ問題を引き起こす可能性があります。

特に、Microsoft Excelでの開き方には細心の注意が必要です。本記事では、CSVファイルを安全かつ効率的に扱うための方法を、Excelに搭載された「テキストまたはCSVから」の機能に焦点を当てて解説します。

CSVファイルをEXCEL(エクセル)で取り込む方法

CSVファイルをExcelで扱う際、多くのユーザーが陥りがちな罠があります。それは、ファイルをEXCELで直接に開いたり、ダブルクリックしたりすることです。この方法は、データの誤読や予期せぬ変換を引き起こす可能性があります。

  • 日付形式の混乱(例、「12/11/2020」が12月11日なのか11月12日なのか、判断がつかない)
  • 数値データの誤読(例、最初の数値0が消えてしまう)
  • データ型の誤認識(例、Excelが独自に判断してデータ型を決めてしまうため、望まない変換が発生する)
  • 文字化け(例、日本語の文字化けで読めない)
  • 大量データ処理の非効率(例、:大容量のCSVファイルを単純に開くと、Excelが重くなったり、フリーズしたりする)

代わりに、Excelの「テキストまたはCSVから」の機能を使用することをお勧めします。CSVファイルを安全に、そして望んだ形式でExcelに取り込むことができます。

「テキストまたはCSVから」の機能を使用するには、以下の手順を踏みます:

  1. Excelを開き、[データ]タブをクリックします。
  2. [テキストまたはCSVから]オプションを選択します。
  3. 目的のCSVファイルを選び、[インポート]をクリックします。
  4. プレビュー画面で、データの表示を確認します。
  5. 必要に応じて、データ型や形式を調整します。
  6. [読み込み]をクリックして、データをシートに取り込みます。

この方法の利点は、データの形式や文字コードの問題を自動的に処理してくれることです。例えば、日付形式が国によって異なる場合(米国式の月/日/年や欧州式の日/月/年など)でも、この機能は賢く解釈し、一貫した形式に変換してくれます。

まとめ

CSVファイルは、その単純さゆえに広く使われているデータ形式ですが、Excelで扱う際には注意が必要です。

この[テキストまたはCSVから]を使用することの利点は以下の通りです:

  • データの誤読を防ぐ
  • 日付や数値の形式を正確に保持する
  • 文字化けを防止する
  • 大容量のデータも効率的に処理できる
  • データの前処理や整形が容易

ビジネスにおいて、正確なデータ処理は極めて重要です。Excelの[テキストまたはCSVから]の機能を活用することで、CSVファイルの取り扱いがより安全かつ効率的になり、データ分析の質を向上させることができるでしょう。